GTD, с англ. Get Things Done, — система организации работы, которую придумал бизнес-тренер Дэвид Аллен. В одноимённой книге, по-русски название звучит «Как привести дела в порядок», он рассказывает, как справляться с делами в условиях многозадачности. Рассмотрим подробнее, что такое система GTD и как ей пользоваться администратору онлайн-школы.
Кратко об авторе
Дэвид Аллен — коуч с мировой известностью. Его теория признана эффективной множеством авторитетных изданий и применяется на практике в тысячах успешных компаний. Он путешествует и читает лекции по всему миру. Его бизнес-школа работает в десятках стран, а книга издана на 30 языках. Истории успеха Дэвида уже более 30 лет.
Свою знаменитую систему он создал в начале 2000-х, и она имела головокружительный успех. До этого Дэвид сменил множество профессий. Успел поработать официантом, тренером карате, ландшафтным дизайнером, турагентом, поваром. По его собственному признанию, он опробовал 35 профессий к 35-летнему возрасту. Главной целью и причиной создания GTD Дэвид называет желание избавиться от стресса, связанного с необходимостью держать в голове множество дел.
Именно необходимость постоянно отвлекаться на мысли о мелких задачах он объясняет критическую нехватку времени у современного управленца. Все классические теории тайм-менеджмента сводятся к планированию целей и задач. Но лишь GTD даёт простые инструменты для приведения времени, мыслей и дел в порядок.
Как привести дела в порядок
Суть системы GTD — очистить мысли, сознание от ненужного мусора, тратить за счёт этого меньше сил на решение текущих задач. Повышая продуктивность мышления, вы бережёте свои нервы, меньше устаёте. Главная особенность GTD в том, что она помогает избавится от ежедневного стресса.
Дэвид Аллен рекомендует применять придуманные им принципы в целом к жизни, а не только на работе. Ведь наши текущие дела состоят и из бытовых, семейных задач. Смешение их в общую кучу с работой приводит к хаосу в нашем сознании и постоянному стрессу, нехватке времени. Человек просто не знает, за что хвататься, и постоянно перебирает в голове все дела, которые ему нужно сделать.
Аллен призывает выбросить дела из головы. Им там не место. Рутина — это то, что мешает двигаться вперёд, создавать и реализовывать новые идеи. Среди повседневности может потеряться что-то действительно важное. А вечная нехватка времени и постоянный стресс приводят к выгоранию на работе, потере мотивации.
Система GTD будет полезна администратору онлайн-школы как руководителю творческого бизнеса, где важен свежий взгляд и инновации. Часто вся организационная работа ложится именно на него. Если коуч ведёт онлайн-курс по заранее разработанной программе, то менеджеру школы приходится решать множество управленческих задач разной сложности. Советы Д. Аллена помогут разложить всё по полочкам и избавиться от того, что не несёт конкретной пользы.
Как применять систему GTD в онлайн-школе
Дэвид Аллен сам управляет огромной бизнес-школой. Он проводит множество «живых» и онлайн-семинаров. Поэтому он как никто другой понимает, насколько высока нагрузка на руководителей школ и курсов.
Реализация системы GTD на практике должна проходить в 5 этапов:
- Сбор проблем — запись всех незавершённых дел.
- Обработка задач — убрать ненужные и систематизировать важные.
- Организация — разделение задач на категории.
- Обзор — периодическое просматривание и корректировка списка.
- Действия — программа конкретных шагов.
Сбор информации
Задача данного этапа — собрать воедино все задачи, которые вас беспокоят. Вы должны охватить действительно всё. В дальнейшем вы избавитесь от ненужных. Но если упустить что-то из внимания сейчас, то впоследствии это будет вас отвлекать, забирать время и вызывать сомнения.
Это могут быть как важные дела, так и возникающие в текущий момент мелкие задачи. Например, электронное письмо или сообщение в телефоне.
Используйте автоматизированные средства и инструменты для сбора «входящей» информации.
Обработка
Дэвид Аллен предлагает обрабатывать собранные незавершённые задачи по простому алгоритму. Суть его сводится к следующему:
- Задаёте себе вопрос, можете ли вы решить проблему и что-то сделать с задачей. То есть требует ли информация вашего участия и принятия решения. Если ответ «нет», то следует 2 варианта действий: забыть о задаче, присвоив ей ярлык «мусор», или отложить на потом. Причём откладывание может быть с двумя целями: чтобы сделать позже либо использовать эту информацию впоследствии.
- Если проблема требует вашего участия, то определите, сколько времени на это уйдёт. Если это менее 2 минут, то выполните действие немедленно.
- Если на решение задачи потребуется более 2 минут, то дальнейший алгоритм более сложный. Для начала задайте себе вопрос, должны ли выполнить это действие именно вы. Если нет, то просто перепоручите его. Если же действия требуются от вас, то отложите их на следующий этап. В дальнейшем вы используете эту задачу для составления списка дел.
Главное в том, что вы организуете не поступившую информацию, а действия, которых она требует.
Организация
В результате предыдущего этапа у вас появились 8 категорий задач. Три из них — это те, которые не требуют от вас никаких действий. Для таких задач достаточно просто организовать хранение информации.
Дела, требующие решения, разделяются на 2 группы: проекты и простые задачи. Проекты — это всё, для чего нужно совершить более 1 действия. То есть громкое название «проект» может быть и у такой простой задачи, как «поменять стул в офисе».
По проектам нужно собрать и систематизировать материалы. После чего составить конкретный список действий. Те же задачи, которые не относятся к категории, нужно выполнить сразу либо внести в календарь.
В календарь вносится:
- то, что привязано к конкретному времени, например, опубликовать онлайн-урок;
- то, что нужно совершить в определённый день — провести вебинар;
- информация, привязанная к датам, — то есть это не то, что нужно сделать, а то, что нужно знать, вспомнить, что будет полезно в конкретный день.
Важно не вносить в календарь ничего лишнего, только указанные 3 категории напоминаний.
Список первоочередных дел — всё то, что нужно сделать в ближайшее время. Вы не откладываете это и не вносите в календарь. Если дел немного, приступите сразу к их выполнению. Если список обширный, зафиксируйте его отдельно файлом или документом.
Если дел более 50, разбейте их на категории. Например, «звонки», «письма» и т. д.
Что касается отложенных дел и важной информации, то максимально упростите их. Всё, что не требует определённых сроков решения, занесите в отдельный список с категориями. Пример:
- книги, которые собираетесь прочитать;
- музыка, которую хотите послушать;
- места отдыха, которые можно посетить;
- развлечения для выходных дней;
- рецепты блюд, которые хотите приготовить.
Периодически просматривайте этот список. Возможно, какие-то из задач будет уместно перенести в календарь. Например, на дату выхода фильма, который вы хотели посмотреть.
Информацию, которая может когда-либо пригодиться, нужно разделить на категории и организовать хранение. Это может быть как физическое место, например, отсеки или полки шкафа, так и электронное хранилище — папки на диске, флешки, облако. Главное, распределить всё так, чтобы потом к информации можно было легко обратиться в нужный момент. Сортировка должна быть логичной, а названия папок или категорий понятными.
Без создания эффективной системы хранения информации полноценная успешная реализация теории GTD невозможна.
Пересмотр проблем
Система GTD предполагает периодическое пересматривание созданных списков. Ведь главная задача — не хранить их голове. Поэтому необходимо регулярно прочитывать списки дел, выполняя одни и планируя другие.
Как это нужно делать:
- В первую очередь просматривайте календарь. Выполняйте и отмечайте «завершёнными» те дела, срок которых уже подошёл.
- Далее обращайтесь к списку первоочередных дел. Это то, что нужно сделать сразу же, как у вас появилось свободное время.
- К проектам и отложенным делам обращайтесь по мере необходимости.
Важно! Все списки нужно пересматривать и обновлять еженедельно.
Действия
В условиях перегруженности задачами сложно выбрать, за что взяться в первую очередь. Дэвид Аллен предлагает 3 модели поведения. Они не дают универсального ответа, но помогают расставить приоритеты.
Модель 4-х критериев:
- Обстановка — где именно вы можете выполнить действие. Если вы находитесь в офисе, не забивайте себе голову тем, что можно сделать только дома или в магазине.
- Запас времени — сколько времени у вас есть до ближайшей запланированной задачи. Например, если через 5 минут у вас онлайн-семинар, то вряд ли стоит совершать важный звонок потенциальному клиенту или партнёру — вы не успеете ни на урок, ни решить вопрос.
- Запас энергии — как много сил вы можете сейчас потратить.
- Приоритет — субъективный критерий. Определите, что важнее для вас, и выполните это, учитывая 3 предыдущих фактора.
Модель анализа повседневной работы:
- Сделайте то, что запланировано.
- Решайте проблемы по мере их появления.
- Планируйте все дальнейшие действия.
Суть модели в том, что вы работаете по спискам дел, попутно решая спонтанно появляющиеся задачи. Всё остальное вы планируете по методу GTD.
И последняя модель предполагает взглянуть на дела с 6 ракурсов:
- Текущие действия — всё срочное, что нужно выполнить прямо сейчас.
- Текущие проекты — задачи по тем делам, над которыми вы в данный момент трудитесь.
- Сфера ответственности — дела, которые обеспечивают достижение стратегических результатов.
- 1-2-летние цели — дела, связанные с тем, чего вы хотите достичь в ближайшие 1-2 года.
- 3-5-летние планы — долгосрочное планирование, дела на перспективу.
- Вся жизнь — ваши глобальные цели.
Советы по реализации системы
Есть несколько принципов, которых нужно придерживаться, чтобы система GTD работала:
- главное — действовать, не увлекайтесь составлением списков, предпринимайте конкретные шаги и решения;
- индивидуальность — адаптируйте теорию под себя и реальность, в которой вы находитесь;
- организовывайте хранение информации и списков, держите под рукой необходимые инструменты;
- переключайтесь между делами, в конкретный момент времени концентрируйтесь только на одной задаче;
- делайте задачи конкретными, не используйте абстрактных целей;
- постоянно работайте со входящей информацией и сортируйте её по системе, откладывая и выбрасывая ненужное.
Сложность может возникнуть на этапе формирования конкретных задач и шагов по реализации проектов. Аллен предлагает следующий подход:
- Цель — у вас возникает желание чего-либо достичь.
- Формирование картины желаемого результата — как именно он выглядит и в чём заключается.
- Мозговой штурм — генерация идей по достижению результата.
- План действий — что именно нужно предпринять.
Этот план применим к любому проекту: от заказа столика в ресторане до запуска нового онлайн-курса. Вопрос лишь в количестве необходимых действий и выборе возможных идей.
Полезные инструменты
В начале 2000-х, когда создавалась система GTD, в распоряжении менеджеров были, в основном, бумажные листы, корзины и папки с документами. Сейчас есть множество приложений для компьютера и смартфона, которые помогают придерживаться принципов GTD и эффективно организовать время.
Электронная почта
Довольно старый инструмент коммуникаций, но до сих пор широко использующийся в инфобизнесе. Практически любое email-приложение располагает инструментами сортировки сообщений. Сразу используйте их, чтобы разгрузить папку «Входящие».
Google Calendar
С электронной почтой Gmail можно интегрировать «Гугл Календарь». Уведомления будут приходить прямо в браузере Google Chrome. В остальном это обычный электронный календарь. Его плюсом является возможность автоматического добавления событий из сервисов Google.
Evernote
Приложение и онлайн-сервис для организации дел. Особенности:
- поддержка рукописного ввода;
- медиафайлы;
- сохранение веб-страниц;
- интеграция с pdf;
- метки, сортировка и поиск;
- совместная работа в платной версии;
- работа на iOS, Windows, Android и через web-интерфейс.
Основные возможности, кроме поддержки pdf, присутствуют в бесплатной версии. За 360₽/мес. можно приобрести бизнес-аккаунт с расширенным функционалом командной работы.
Microsoft To Do
Преемник недавно закрытого популярного сервиса Wunderlist. Главный плюс — интеграция с сервисами и ПО компании Microsoft, в том числе и почтовым клиентом Outlook. Вы сможете полноценно организовать списки задач в соответствии с системой GTD. Особенности:
- удобное визуальное оформление;
- разбивка задач на категории;
- расстановка приоритетов;
- ежедневный пересмотр задач;
- напоминания и планировщик;
- иерархия, связи между группами задач;
- к задачам можно добавлять файлы;
- работа на всех платформах, в том числе онлайн через браузер.
OmniFocus
Профессиональный инструмент управления задачами для устройств марки Apple. Минусы: полностью платный с 14-дневным пробным периодом, нет русского интерфейса. Плюс: полное соответствие функционала системе GTD. Подписка стоит 9,99$ в месяц. Для компьютеров Mac можно приобрести полную версию, разово заплатив 99,99$.
Goalton
Ещё один сервис, созданный точно по системе GTD. Позволяет с лёгкостью вести несколько проектов одновременно, еженедельно пересматривать списки задач, вносить корректировки. Поможет навести порядок в делах и жизни в целом. Для профессионального использования есть продвинутые инструменты премиум-аккаунта.
Особенности:
- хранение данных в облаке и доступ с любых устройств;
- моментальные заметки с поддержкой картинок;
- многоуровневые списки задач;
- быстрое переключение между целями;
- ментальные карты для совместной работы;
- инструменты для работы с другими системами управления проектами.
Remember The Milk
Приложение для создания списков дел с забавным дизайном. Интегрируется с различными приложениями и сервисами, в том числе Google, Evernote, Microsoft To Do.
Особенности:
- синхронизация на всех устройствах;
- настройка напоминаний;
- совместная работа и обмен списками;
- разделение на категории;
- прикрепление файлов к задачам;
- приятное оформление.
Todoist
Продвинутый таск-менеджер, который позволит справляться со всеми делами в условиях многозадачности. Особенности:
- составление списка задач на каждый день;
- организация дел, деление на категории, иерархия;
- расстановка приоритетов;
- делегирование задач;
- система очков за успешное выполнение задач по системе GTD;
- готовые шаблоны для создания списков по правилам GTD;
- интеграция с множеством приложений и сервисов;
- синхронизация и доступ с разных устройств.
GTD — система организации работы, которая была придумана в начале 21 века. С современными мобильными технологиями следовать ей очень просто. Главное — не забывать выполнять запланированные шаги, а не просто составлять списки. В применении к управлению онлайн-школой система GTD позволит избавиться от рутины и найти время на новые идеи, реализовать творческие возможности. Цель GTD не состоит в достижении бизнес-успеха, а, скорее, направлена на снятие стресса и напряжения, связанного с работой. Но именно это напряжение часто и бывает причиной того, что бизнес не движется вперёд.
Подробнее...